Les réunions hybrides

Les réunions hybrides facilités et difficultés

Introduction

La crise COVID, que nous avons tous traversée, a revu nos modes de travail. Le travail à distance, ou télétravail, pour bon nombre de professions qui le permettent, s’est substitué au travail en présentiel au sein des entreprises durant les périodes de confinement et ainsi a permis de maintenir l’activité économique dans de nombreux secteurs.

Il ne s’agit pourtant pas d’une révolution. Le travail à distance est entré dans les mœurs des entreprises depuis plusieurs années, mais de manière sporadique. La situation sanitaire a demandé aux entreprises à s’adapter dans l’urgence à grande échelle, sans capacité réelle d’anticipation. Du fait de leur agilité et de leur résilience, et de plus, aux subventions gouvernementales, le fameux « quoi qu’il en coute », l’économie ne s’est pas effondrée. La situation n’a ainsi pas offert le choix aux entreprises : mettre en œuvre le plus rapidement possible le déploiement d’outils de travail à distance sans avoir le temps de former les salariés. Ce véritable défi a fonctionné à la faveur de la disponibilité, des performances de ces outils ainsi que grâce à l’adaptabilité des collaborateurs des entreprises. Que se serait-il passé si une telle crise s’était produite il y a plusieurs années ? Ce n’est pas notre sujet ici, mais la situation aurait été probablement plus complexe. Les mails, le fax et le téléphone auraient permis les échanges, mais de manière beaucoup moins fluide.

Nous constatons maintenant est que, depuis la crise sanitaire, le télétravail a perduré en grande partie dans plusieurs entreprises, du moins de manière partielle. Cela présente plusieurs avantages : réduction des coûts éventuels de déplacement des collaborateurs, meilleur confort de vie pour les salariés s’ils en ont le choix, éventuellement diminution de la taille des locaux des entreprises… Plusieurs entreprises ont adopté le mode hybride, c’est-à-dire de permettre à ceux qui le souhaitent de bénéficier du télétravail à temps partiel. Ainsi, certaines réunions, échanges, se déroulent avec la présence dans l’entreprise de certains et d’autres à distance.

Nous n’allons pas traiter dans cet article des avantages et des inconvénients sociaux du télétravail, mais nous focaliser sur les méthodologies de tenue de réunions à distance, en mettant l’accent sur le mode hybride que nous allons détailler plus bas.

Bref historique

Il faut savoir dans un premier temps que les outils de travail à distance ne sont pas apparus lors de la crise COVID, mais que leur usage s’est énormément développé. Les premiers outils sont apparus dans les années 2000. Ils sont majoritairement d’usage professionnel, car leur acquisition est onéreuse, au moyen de licences. Il s’agit par exemple d’Adobe Connect et de Webex de Cisco. Ils sont surtout destinés et adaptés à des réunions deux à deux. Ils sont gourmands en ressources machine et la bande passante des réseaux ne garantit pas toujours une bonne qualité de transmission de l’image. Du côté du grand public, Skype autorise des conversations téléphoniques en visioconférence. À la fin des années 2010, sont apparus de nouveaux outils plus performants permettant d’organiser des visioconférences à plusieurs. Il s’agit de Zoom et de Teams de Microsoft, ce dernier majoritairement étant déployé dans les entreprises. Il faut aussi mentionner le domaine de l’enseignement et les expérimentations et la mise en place de plateformes d’enseignement à distance. Citons Plei@d qui a été utilisé au CNAM et Moodle actuellement dans plusieurs établissements d’enseignement supérieur. Dans l’enseignement secondaire, il s’agit plutôt de Google Meet qui est d’usage.

Les fonctionnalités des outils de visioconférence

Les services offerts par ces outils de travail à distance sont aujourd’hui sophistiqués. Ces outils sont sécurisés, même si une polémique a encouru autour de Zoom lors de la crise Covid. Fort heureusement, l’éditeur de logiciel a produit plusieurs mises à jour palliant ces difficultés.

Du point de vue des fonctionnalités, on citera au-delà de la visioconférence à plusieurs, l’enregistrement des réunions, le partage de documents, le partage d’écrans, la mise en œuvre de sondages, un espace partagé « tableau blanc » permettant aux utilisateurs de contribuer sur un même document, le mode Webinaire destiné plus à des exposés limitant les interactions avec certains participants à une réunion, et j’en oublie.

Le coût de ces outils, en particulier Zoom, est peu onéreux, gratuit pour une utilisation restrictive. Ces outils sont donc accessibles à tous.

Les réunions hybrides

Si l’on revient à notre propos, la tenue des réunions en mode hybride, précisons d’abord de quoi il s’agit. Ce sont tout simplement des réunions, exposés, tables rondes où une partie des participants et intervenants se trouve sur place et l’autre est connectée à distance. L’intérêt de l’organisation de telles réunions est de permettre à des participants distants d’assister sans avoir à se déplacer. Plusieurs types de réunion peuvent être répertoriés.

L’ensemble des participants sont équipés d’un terminal

La figure 1 ci-dessous illustre ce type de réunion qui est en fait très semblable à la tenue d’une réunion à distance. L’avantage est de permettre à l’ensemble des participants à distance de visualiser tous les participants in situ, comme si ces derniers étaient aussi connectés à distance. Ce type de réunion est moins confortable pour ceux participant in situ, car cela requiert une grande discipline en matière de gestion des micros et haut-parleurs. En effet, si plusieurs micros sont branchés au même moment, un effet Larsen se produit et occasionne gène et perturbations sonores. De même, plusieurs haut-parleurs branchés au même moment peuvent provoquer des décalages du son, et la recommandation est de n’utiliser qu’à la fois le haut-parleur d’un seul participant, connecté pour plus de confort à une diffusion sonore plus puissante, via par exemple une connexion Bluetooth.

Réunions hybrides - exemple  Figure 1 : ensemble des participants équipés d’un terminal

Plusieurs participants ne sont pas équipés d’un terminal

Le second type de réunion, est celui où plusieurs participants en présentiel ne possèdent pas de terminal pour suivre la réunion. Afin de pouvoir interagir avec les participants à distance et de les visualiser, la mise à disposition d’un vidéoprojecteur s’avère absolument indispensable. Une source sonore servant à la fois de micro et de haut-parleur, connectée à l’un des participants disposant d’un ordinateur est aussi plus que nécessaire. Le schéma ci-dessous (figure 2) illustre ce type de réunion. La présence d’une Webcam, située par exemple au-dessus de l’écran de visio projection, permettant aux participants à distance de voir ceux en présentiel est un plus pour leur confort. La tenue de ce type de réunion peut faire l’objet de frustration des participants à distance, ceux-ci ne pouvant pas être sujets à toute la fluidité des échanges des participants en présentiel.

Les réunions hybrides 1

 

Figure 2 : ensemble des participants non équipés d’un terminal

Les séminaires et conférences

La troisième catégorie est proche techniquement de la précédente, mais vise les séminaires, conférences, les tables rondes, et par conséquent un grand nombre de personnes. Il s’agit de ce mode que nous utilisons à ADELI pour nos rencontres. Une ou plusieurs personnes sont invitées à animer un débat, faire un exposé devant une salle plus ou moins grande, les participants n’étant en principe non équipés de terminal, ainsi qu’à une audience à distance. En plus du matériel décrit dans la précédente catégorie, un micro est indispensable pour les présentateurs afin qu’ils soient entendus par tous. Une caméra, au lieu d’une webcam, sera nécessaire pour retransmettre les interventions et visualiser l’auditoire dans la salle. Cela requiert la présence d’un opérateur en charge des prises de vue. De même, un modérateur en charge de la gestion des interventions sera nécessaire. Ce type de réunion peut être organisé en mode classique, les participants à distance pouvant intervenir oralement et interactivement, ou en mode webinaire, ne les autorisant que de poser des questions écrites gérées par le modérateur. Le schéma ci-dessous (figure 3)  illustre ce type de réunion.

Les réunions hybrides 2

Figure 3 : séminaires et conférences

Les cours

Nous mentionnerons aussi l’organisation des cours, des MOOC, de logistique plus légère. Un seul animateur, l’enseignant, effectuera sa présentation. Un micro-cravate se substituera au micro. La caméra sera remplacée par une webcam. L’enseignant gèrera lui-même les interventions à distance et aussi bien en provenance de la salle de cours. Il faut préciser que certains cours et MOOC ne font pas l’objet d’interaction en temps réel et se limitent essentiellement au suivi en différé ou en direct.

Conclusion

En guise de conclusion, la tenue de réunions hybrides est plus complexe que celles à distance simplement, comme nous l’avons vu. Elles requièrent la mise à disposition de matériel en général peu couteux. Les participants à distance, bénéficiant de la possibilité de participer sans avoir à se déplacer, disposent en revanche d’un confort inférieur d’écoute et d’interaction. Une discipline organisationnelle  est indispensable. Il faut aussi dédier dans certains cas de figure une à deux personnes pour assurer la bonne tenue de la réunion, du séminaire. Conditions nécessaires, indispensables, garantes du bon déroulement de ces réunions.

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Publié dans Usages numériques.

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